経理処理の手順
経理処理の手順
業務の流れ
- 受領
領収書や請求書を受領し、確認する。領収書・請求書の確認事項
領収書や請求書を受け取ったら、「取引先名(自社名)」「発行者(発行者名、所在地、電話番号)」「取引年月日※」「取引金額(消費税込)」が書かれているかを確認します。自社で発行する場合も記載漏れがないように注意しましょう。
また、領収書にはお金を支払った人が「支払った目的」(摘要)を記入し、経理処理する人は摘要が記入されていることを確認します。
※請求書等に記載すべき取引年月日とは、請求日だけでなく、「商品の引渡し日又は役務の提供日」も必要です。自社で領収証・請求書を発行する際の注意点
領収書の金額や相手先を誤って記入した時は、訂正せずに新たに書き直すようにします。
書き損じた領収証は破棄したりせず、領収証の控えと一緒に保存します。請求書を書き損じた場合も、領収証と同様の処理をします。
- 付番
領収書や請求書に証憑番号を付番・記入する証憑書番号のルールの決定
領収書や請求書(証憑書類といいます)には、ルールに基づいた一連の証憑書番号を付番しなければなりません。
自社の分類方法・付番を決定し、下記の確認表に記入しましょう。
証憑書類の分類・付番方法確認表
証憑書類の分類 証憑書類の
付番方法証憑番号の例 管理方法 1.現金取引関係 事業年度ごとにファイリング
証憑書綴に貼って管理2.各種預金通帳等 通帳ごと保管 3.請求書(売上) 事業年度ごとにファイリング 4.請求書
(仕入・外注)事業年度ごとにファイリング 5.給与関係書類 事業年度ごとにファイリング 6. 7. 8. ※当事務所からご提案させていだきます。
証憑書番号を証憑書に記入する。
「証第 号」浸透印を活用し、各証憑書類に証憑書番号を記入します。
- 入力
領収書や請求書の取引内容を会計ソフトに入力する。FX2やe21マイスター(しっかり会計)に入力します。
- 貼付
領収書や請求書をファイルに貼付する(綴じる)。ファイルの分類
ファイリングについては、自社に合った管理方法を見つけましょう。
当事務所では、最適の管理方法を見つけるお手伝いをいたします。証憑書綴への貼付方法
領収書は下から順に、証憑書番号が隠れないように少しずつずらして、右側を揃えて貼っていきます。
- 保存(決算後)
決算後はファイルごと「帳簿書類保存箱」等に入れ、収納棚等に保存する。事業年度終了後のファイルの保存
会計資料については、法律で保存しなければならない期間が定められています。
事業年度終了後は、ファイルに保存番号と冊数を記入し、ひとまとめにして収納棚等に保存することをお勧めします。